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Gestione Documentale

Sistema di Gestione Documentale

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Diversi studi hanno evidenziato i costi, spesso nascosti, della gestione documentale cartacea. Secondo quanto emerso dallo studio, ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte procurando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, in media un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.

L’introduzione di un sistema di gestione documentale all’interno della PA permette di ottenere notevoli vantaggi economici, organizzativi e gestionali.

L'Agenzia Regionale per l'Informatica e la Telematica per la gestione documentale utilizza la piattaforma di Enterprise Content Management (ECM) Alfresco una soluzione Open Source adatta per qualsiasi realtà, dalla più semplice alla più articolata e complessa, che consente di ottimizzare i processi legati ai documenti ed ai contenuti e la può mettere a disposizione della Pubblica Amministrazione Locale secondo le logiche Cloud.

Alfresco, grazie alla sua architettura, offre in un unico prodotto funzionalità che coprono non solo la mera gestione documentale, ma anche la gestione dei contenuti web e la collaborazione fra utenti; in questo modo chi la utilizza può creare valore grazie all’aumento della produttività ed al miglioramento delle relazioni con l’esterno e, contemporaneamente, approfittare della riduzione dei costi di gestione.

Le funzionalità della piattaforma possono essere introdotte in modo completamente trasparente per l’utente finale che potrà continuare a lavorare come se disponesse ancora di un disco di rete condiviso, nel contempo nuove funzionalità saranno a sua disposizione come:

  • ricerche semplici, avanzate e full-text
  • gestione dei metadati
  • gestione delle versioni e dello storico delle modifiche
  • politiche di sicurezza per limitare l’accesso e/o le modalità di utilizzo del documento
  • meccanismi di workflow
  • sistema di regole per l’automatizzazione dei processi
  • sistema di commenti e discussioni sui documenti

 

Architettura ECM Alfresco

Figura - Architettura Alfresco

Alfresco è un software altamente modulare ed espandibile. L’utilizzo di un framework come Spring consente di estendere, modificare e sostituire le funzionalità standard di Alfresco con delle funzionalità custom che rispondano alle esigenze più diverse. La realizzazione avviene attraverso lo sviluppo di moduli AMP (Alfresco Module Package) facilmente installabili e manutenibili. Inoltre, mediante l’utilizzo e lo sviluppo di webservice e webscript, è possibile interagire con il repository di Alfresco per gestire i documenti mediante applicativi di terze parti.

Lo sviluppo di componenti aggiuntivi per Alfresco si basa sulle seguenti tecnologie:

  • JEE
  • XML
  • FreeMarker Templates
  • Javascript for webscripts
  • Webservice

Lo sviluppo viene fatto senza modificare il core di Alfresco, garantendo quindi la possibilità di eseguire aggiornamenti costanti del software.

Ricapitolando perchè abbiamo scelto l'utilizzo di un ECM come Alfresco:

Architettura open source e a standard aperti – Grazie alla repository compatibile con CMIS, Alfresco è facilmente inseribile in un gruppo di applicazioni pre-esistenti, strutturato per comunicare nella massima semplicità con tutte le infrastrutture IT interne. Gli standard comuni riducono i costi per far “parlare” fra loro applicazioni diverse, tutte parlano la stessa lingua.

Eliminazione del “vendor lock-in” (dipendenza da un fornitore) – Questo garantisce che tutti gli investimenti presenti e futuri siano dedicati ad ampliare il sistema, non a sostituire il sistema e i fornitori.

Nessun Costo di Licenza, Massima Personalizzazione – Nessun Costo di licenza e può essere personalizzato sulle singole esigenze.

La Community come motore di Innovazione – I sistemi Open Source fanno fulcro su comunità di sviluppatori molto numerose, questo migliora nettamente le fasi di test e di debugging ed aumenta la possibilità di individuare soluzioni ai problemi.

Se sei una PA Locale ed hai intenzione di avere informazioni e approfondimenti sulla tematica contatta contatta l'Agenzia.

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